Наличие юридического адреса – одно из обязательных требований при регистрации ООО. Данные вносятся в Единый государственный реестр юридических лиц и должны соответствовать действительности. В противном случае, если организация подвергнется плановой или внеплановой проверке, и окажется, что юридический адрес не актуален, деятельность предприятия будет приостановлена до приведения документов в порядок. Необходимость перерегистрации юридического адреса может возникнуть в разных ситуациях. Рассмотрим, как внести новый адрес в документы компании и государственные базы.

Место нахождения компании и адрес регистрации ООО: могут ли отличаться?

В соответствии с законом №99-ФЗ от 05.05.2014 понятия «место нахождения юридического лица» и «адрес юридического лица» разделены. Место нахождения – это название города или населенного пункта, где находится исполнительный орган компании, и именно в таком виде адрес может фигурировать в уставной документации. Адрес юридического лица – это полный реальный адрес, указанный в реестрах и базах данных.

Смена юридического адреса ООО: возможные варианты и пошаговые инструкции

При смене юридического адреса регистрации ООО необходимо оформить процедуру в соответствии с действующим законодательством и обязательно уведомить об изменениях контролирующие органы. Почему это так важно? Периодически надзорные инстанции отправляют юр. лицу по указанному в реестре адресу определенную корреспонденцию. Если она не доходит до получателя – налоговая служба имеет полное право потребовать ликвидировать ООО без предварительных разбирательств и возможности постфактум исправить несоответствия в документах. В уставе адрес фигурирует в виде города. Указывать точный адрес, вплоть до улицы и номера дома, во внутренних документах не обязательно – такая точность требуется только при внесении данных в ЕГРЮЛ. Поэтому может быть два варианта развития событий при изменении адреса регистрации ООО: переезд на новый адрес в пределах одного города или переезд в другой город. Порядок действий в этих двух ситуациях будет отличаться – рассмотрим детально оба варианта.

Смена адреса ООО внутри одного населенного пункта

При «переезде» в пределах одного населенного пункта вносить изменения во внутреннюю документацию предприятия не требуется. Но уведомить надзорные органы о смене юридического адреса нужно обязательно. Действуйте в следующем порядке.

1 шаг – подготовка юридического обоснования

Процедура перерегистрации компании на новый юр. адрес всегда начинается с подготовки законного обоснования процесса. Нужно оформить документ, в котором будет отражена необходимость смены адреса. Если собственник один – достаточно записать его решение о смене адреса, с обязательным указанием даты, проставлением подписи и печати организации. Если же учредителей несколько, нужно провести собрание, составить протокол заседания, в котором будет кратко отражены итоги заседания и описана необходимость изменения адреса юрлица. Установленной формы заявления нет. Документ составляется в свободном виде, но обязательно должен содержать данные:

• регистрационные сведения предприятия;
• ФИО владельца/учредителей;
• новый адрес фирмы;
• итоги голосования по вопросу о смене адреса.

Документ должен быть заверен с помощью подписей или нотариально. Если фирма не подключена к системе электронного документооборота, потребуется два образца протокола: один для передачи в налоговую, другой – для хранения в архиве предприятия.

2 шаг – заполнение заявки установленной формы

Далее нужно заполнить заявление по форме Р 13014 для ФНС. Заполняются:

• титульный лист;
• лист Б;
• лист П.

При подаче в ФНС бумажного варианта бланка его нужно заверить нотариально. При использовании системы ЭДО достаточно электронной подписи владельца.

3 шаг – уведомление ИФНС о смене адреса юрлица

Финальный этап перерегистрации – обращение в налоговую. Известить инстанцию о смене адреса юр. лица нужно в течение недели с момента принятия соответствующего решения внутри компании. Помимо бланка Р 13014, необходимо предоставить:

• внутреннее решение об изменении адреса (протокол собрания или письменный вариант решения собственника, представляющего организацию в единственном лице);
• договор аренды по новому адресу (иногда налоговые органы просят предоставить гарантийное письмо от собственника или иные подтверждающие документы).

ФНС обработает документы в течение 5 дней. Уведомление об изменении данных в ЕГРЮЛ придет в электронном формате. Важно! При перерегистрации ООО в пределах одного населенного пункта уплата государственной пошлины за услугу не требуется.

Переезд ООО в другой населенный пункт

Если выполняется полноценный переезд со сменой фактического места нахождения компании, процедура перерегистрации будет несколько сложнее. Но основные этапы не отличаются от переезда в одного н.п.

1 шаг – подготовка обоснования для смены юр. адреса

Требуется обоснование – решение директора ООО или заключение по результатам собрания учредителей. Документ заверяется подписями и печатями. Если учредителей несколько, требуется нотариальное заверение. Установленного образца документа нет – сведения записываются в свободной форме. В акте должны содержаться название фирмы, ИНН, ОГРН, старый и новый адрес, дата подписания.

2 шаг – изменение устава предприятия

Далее необходимо изменить устав, что можно осуществить двумя способами:

• внести изменения в устав, утвердить новый вариант;
• записать изменения на дополнительном листе, приложив его к действующему уставу.

3 шаг – уведомление ФНС по текущему месту регистрации

В течение 3 рабочих дней нужно уведомить ФНС по еще действующему месту регистрации о решении смены адреса. Предоставьте в налоговую:

• протокол собрания или решение собственника;
• обновленный устав;
• заполненный бланк Р 13014;
• документы, подтверждающие законное право ООО занимать недвижимость по новому адресу.

В течение 5 рабочих дней в ЕГРЮЛ будут внесены изменения о юридическом адресе компании.

4 шаг – уведомление ФНС по новому месту регистрации

Заключительный этап перерегистрации – обращение в ФНС по новому адресу регистрации компании. Сделать это нужно в течение 20 рабочих дней с момента получения уведомления о внесении изменений в ЕГРЮЛ. Документы нужны те же, что предоставляли в налоговую по старому адресу – дополнительно требуется только квитанция об уплате пошлины (ее размер составляет 800 рублей). Важно! Оплачивать пошлину необходимо только при личном визите в налоговую. Подача онлайн осуществляется бесплатно. Изменения осуществляются в течение 5 дней, после чего вы получите уведомление по электронной почте.

Что будет, если формально не менять адрес юрлица

Некоторые предприниматели считают, что смена юридического адреса организации – формальность и бюрократия, на которые не стоит тратить время. Но на практике игнорирование перерегистрации чревато серьезными проблемами при взаимодействии с контролирующими органами и контрагентами. Основные негативные последствия, с которыми можно столкнуться, проигнорировав процедуру переоформления адреса юрлица:

1. Внеплановая проверка ФНС. Контролирующая инстанция следит за деятельностью налогоплательщиков. Если руководство ООО перестало отвечать на письма, отправляемые по адресу, внесенному в базу данных, – это повод инициировать проверку.
2. Потеря клиентов. Контрагенты, в том числе потенциальные партнеры, могут потерять связь с фирмой, ведь деловая корреспонденция часто отправляется на юридический адрес, фигурирующий в документации.
3. Проблемы при взаимодействии с государственными органами власти. Письма и уведомления будут отправляться на зарегистрированный адрес юр. лица – вина за неисполнение требований гос. инстанций ложится на плечи руководства ООО.

Варианты подачи документов в налоговую

В завершение рассмотрим доступные способы подачи документов в налоговую. Сделать это можно:

• лично в налоговой инспекции;
• на сайте ФНС;
• через МФЦ;
• воспользовавшись услугами нотариуса.

Онлайн подача возможна только при наличии квалифицированной электронной подписи. Важно! Изменение данных в базах территориальных подразделений Пенсионного фонда и Фонда социального страхования осуществляется автоматически, после перерегистрации ООО налоговой. Дополнительно ничего делать не нужно. Также следует помнить: при наличии ошибок в документах и неправильно заполненном бланке в перерегистрации адреса фирмы может быть отказано. В такой ситуации налоговая возвращает документы с указанием, по какой причине не были внесены изменения в базу данных. Важно внимательно относиться к заполнению бланков и заявлений, чтобы не столкнуться с проблемами и внеплановыми проверками контролирующих органов.